今回は、期限内に経理処理を完了させるためのコツについて考えてみました。

まず前提として、経理の仕事は他部署や取引先から提供される情報が揃わないと仕事を完遂させることができない業務です。そのため、常に情報の提供側の事情に振り回されてしまうという状況を認識しておく必要があります。 つまり、どのような「情報」を「いつまでに」取得する必要があるのか、明確に決定し、情報提供側と共有しておくことが「期限内の経理処理」においてキーとなると考え、経理に必要な情報を期限内に取得する方法にフォーカスして、以下考え方を整理してみました。

経理に必要な情報を期限内に取得するには、以下の内容を事前に確定しておくことが重要となります。

1. 必要な資料の定義及び共有
2. 情報提供側に①が確実に伝わるようなシンプルな伝え方
3. 無理のないスケジュールの決定及び共有
4. スケジュールを守れなかった場合の影響の共有

経理を専門としていない、他部署や取引先の担当者にとって「経理に必要な情報」とは何かがわからないという場面が多くみられます。そのため、まずは「経理に必要な情報とは何か」を定義し、先方に理解してもらう必要があります。

また、①で必要な情報の定義を共有したとしても、当該情報をいつ誰がどのような方法で共有すべきかを伝える必要があります。そのために、経理側の要望が伝わるようなシンプルな伝え方で伝える必要があります。

一方で、必要な情報を明確にし、伝え方をシンプルにしたとしても、スケジュール通りに必要な情報を取得することは容易ではありません。 そのため、リマインドを徹底することや余裕をもったスケジュールの設定も不可欠です。 また、もしスケジュールを守れなかった場合、経理処理に与える影響とそれに伴い生じる全社的な影響についても情報提供側と共有しておくことも重要であると考えます。

今回は期限内の経理処理のためには、スケジュール通りの情報を取得が不可欠という観点から考え整理してみました。皆さんも情報をスムーズに取得し経理を期限内に終わらせるために①から④の項目を日頃から意識してみてください。

市川 Team