「棚卸し」と聞くと、なんとなく面倒な作業というイメージを持つ人も多いのではないでしょうか？しかし、棚卸しは企業にとって非常に重要な役割を担っており、会計だけでなく経営全体にも大きく影響する重要な作業です。
この記事では、棚卸しの意味や目的、具体的な方法、そして成功のためのポイントについて、わかりやすく解説します。
棚卸とは？
棚卸しとは、企業が保有する商品や原材料などの在庫を定期的に点検し、数量と価値を把握する作業です。
一般的には、決算期末に行われますが、業種や在庫状況によっては、定期的に実施することもあります。
棚卸しの目的
棚卸しの主な目的は、以下の3つです。
1.会計上の資産価値を正確に把握する
棚卸しによって、帳簿上の在庫数量と実際の在庫数量を照らし合わせ、差異があれば原因を究明し、帳簿を修正します。これにより、財務諸表の信頼性を高め、企業の財務状況を正確に把握することができます。
2.在庫管理を効率化する
棚卸しを行うことで、過剰在庫や不足在庫、不良在庫などを把握することができます。これにより、在庫管理を効率化し、在庫コストを削減することができます。
3.経営の意思決定に役立てる
棚卸しによって得られた情報は、販売動向や仕入れ状況などを分析し、経営戦略の策定に役立てることができます。
棚卸しの方法
棚卸しの方法は、大きく分けて2種類あります。
それぞれの手順やメリット・デメリット・ポイントについて見ていきましょう。
実地棚卸
実地棚卸は、実際に在庫を数えたり、検品したりして、数量と状態を把握する方法です。
最も確実な方法ですが、時間も労力もかかります。
手順
1. 棚卸日と担当者を決める。
2. 棚卸表を作成する。
3. 在庫を分類し、場所ごとにグループ分けする。
4. グループごとに在庫を数え、検品する。
5. 棚卸表に数量と状態を記入する。
6. 棚卸差異を分析し、原因を究明する。
メリット
・最も確実な方法
・在庫の状態を把握できる
・従業員に在庫管理の意識を持たせることができる
デメリット
・時間と労力がかかる
・ミスが起こりやすい
・業務を中断する必要がある
ポイント
・事前に計画的に準備する。
・担当者を明確にする。
・二重チェックを行う。
・ミスがあった場合は、原因を分析し、再発防止策を講じる。
帳簿棚卸
帳簿棚卸は、会計帳簿に基づいて、在庫数量を推定する方法です。
実地棚卸に比べて時間と労力がかからないというメリットがありますが、精度が低くなるというデメリットがあります。
手順
1.会計帳簿から期末在庫数量を抽出する。
2.棚卸差異を分析し、原因を究明する。
メリット
・時間と労力がかからない
・業務を中断する必要がない
デメリット
・精度が低い
・在庫の状態を把握できない
ポイント
・会計帳簿を正確に管理する。
・棚卸差異が発生した場合は、原因を分析し、再発防止策を講じる。
どちらの方法を選ぶべきか
どちらの方法を選ぶべきかは、業種や在庫状況、企業規模などによって異なります。
- 在庫の種類や数量が多い場合や、盗難や破損のリスクが高い場合は、実地棚卸がおすすめです。
- 在庫の種類や数量が少ない場合や、在庫回転率が高い場合は、帳簿棚卸も検討できます。
近年では、在庫管理システムを活用して棚卸を行う企業も増えています。在庫管理システムを活用することで、棚卸にかかる時間と労力を大幅に削減することができます。
棚卸しの成功のためのポイント
棚卸しを成功させるためには、以下の4つのポイントを意識することが大切です。
計画的な実施
棚卸しのスケジュールを事前に立て、必要な人員や資材を確保しておくことを意味します。
具体的には、以下の点に注意する必要があります。
・棚卸日と担当者を決める。
・棚卸表を作成する。
・必要な資材を準備する。
・在庫を分類し、場所ごとにグループ分けする。
・グループごとに棚卸を行うスケジュールを立てる。
計画的に実施することで、棚卸にかかる時間と労力を節約し、スムーズに作業を進めることができます。
明確な分担
担当者ごとに役割を明確にし、責任を持って作業を進めるようにすることが大切です。
具体的には、以下の点に注意する必要があります。
・各担当者の役割を明確にする。
・作業手順を共有する。
・必要に応じて、研修や教育を行う。
明確な分担によって、責任の所在が明確になり、ミスを減らすことができます。
徹底した管理
棚卸しの過程で得られたデータを正確に記録し、管理します。
具体的には、以下の点に注意する必要があります。
・棚卸表を正確に記入する。
・棚卸差異を分析する。
・棚卸結果を報告書にまとめる。
・棚卸結果を基に、在庫管理を改善する。
徹底した管理によって、棚卸の成果を活かすことができます。
継続的な改善
継続的な改善とは、棚卸しの結果を分析し、改善点があれば次回の棚卸しに活かすことを意味します。
具体的には、以下の点に注意する必要があります。
・棚卸差異の原因を分析する。
・再発防止策を講じる。
・棚卸方法を改善する。
継続的な改善によって、棚卸の精度を向上させることができます。
棚卸しの重要性
棚卸は、企業にとって非常に重要な作業です。多くの企業では、決算期末に行われますが、業種や在庫状況によっては、定期的に実施することもあります。
棚卸を行うことで、以下の3つの重要なメリットを得ることができます。
財務諸表の信頼性を高める
棚卸しによって、帳簿上の在庫数量と実際の在庫数量を照らし合わせ、差異があれば原因を究明し、帳簿を修正することができます。これにより、財務諸表の信頼性を高め、企業の財務状況を正確に把握することができます。
具体的には、以下の効果が期待できます。
・貸借対照表の「棚卸資産」の金額を正確に算出できる。
・損益計算書の「売上原価」や「売上総利益」を正確に算出できる。
・経営分析の基礎となるデータを正確に把握できる。
在庫管理を効率化する
棚卸しを行うことで、過剰在庫や不足在庫、不良在庫などを把握することができます。これにより、在庫管理を効率化し、在庫コストを削減することができます。
具体的には、以下の効果が期待できます。
・過剰在庫を減らすことで、保管コストや陳腐化リスクを減らすことができる。
・不足在庫を減らすことで、機会損失を減らすことができる。
・不良在庫を減らすことで、廃棄コストを減らすことができる。
経営の意思決定に役立てる
棚卸しによって得られた情報は、販売動向や仕入れ状況などを分析し、経営戦略の策定に役立てることができます。
具体的には、以下の効果が期待できます。
・販売動向を分析することで、新商品の開発や販売促進活動に役立てることができる。
・仕入れ状況を分析することで、仕入れ先の選定や発注量の見直しに役立てることができる。
・在庫回転率を分析することで、在庫管理の効率性を評価できる。
まとめ
いかがでしたでしょうか。本記事では、棚卸しの重要性について解説しました。
棚卸しは、企業にとって単なる作業ではありません。経営全体の基盤を支える重要な役割を担っています。
この記事を通して、棚卸しが企業にとってどのような役割を担っているのか、そしてどのように実施すれば良いのかを理解いただければ幸いです。
棚卸しを成功させ、経営全体の効率化と意思決定の向上につなげましょう。