皆さんは、Excel をどのように活用していますか？
データの集計や計算、分析など、用途はさまざまですよね。
私も、Excel を活用して報告資料を作成する機会が多くあります。
その中で、クライアントの要望に応えるために、私が資料作成時に心がけていることをご紹介します。

1. フォントを統一する

日本語は「メイリオ」、英語は「Arial」を使用しています。
フォントを統一することで、資料全体がすっきりとし、見やすくなります。

2. 目盛線を外す

表示タブから目盛線を外すことで、Excel の作業画面という印象を減らし、すっきりとした資料に仕上がります。

3. データの配置を統一する

文字列は左揃え、数値や日付は右揃えにします。
配置を統一することで、データの種類が一目でわかりやすくなります。

4. ヘッダーを固定し、左揃え・上揃えにする

「先頭行の固定」を使うと、スクロールしても項目名が表示されて便利です。
また、ヘッダーは左揃え・上揃えにすることで、項目名とフィルターボタンが重なりにくくなり、見やすくなります。

5. 列の幅と文字の表示を整える

長い項目名は「折り返して全体を表示」にすることで、列幅を必要以上に広げず、見やすくまとめられます。

6. インデントをうまく活用する

項目の階層にインデントを活用することで、情報のまとまりや親子関係がわかりやすくなります。

7. グループ化の表示を工夫する

アウトラインの設定で、「詳細データの下」「詳細データの右」のチェックを外すと、グループ化した際の開閉ボタンを、行の上側・列の左側に表示できます。資料のレイアウトに合わせて開閉ボタンの位置を変更することで、より見やすい資料に仕上げることができます。

8. セルの結合を使用しない

セルの結合は、データの並べ替えや集計がしづらくなる原因となります。
また、フィルターやコピーなどの操作にも影響する場合があります。

9. まとめ

以上が、クライアントのご要望に応えるために、Excel 資料作成時に心がけているちょっとしたコツです。
今回ご紹介したことは、どれも特別なスキルが必要なものではありません。ちょっとした設定や意識の違いで、資料の見やすさはぐっと変わります。
今回の記事が、皆さんの資料作成の参考になればうれしいです。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。

高橋 Team