皆さんは簿記と聞いてどんなイメージをお持ちでしょうか。
難しそう・数字は苦手など、拒否反応を示す方も一定程度いらっしゃるかと思います。
私は一般事業会社で経理業務、監査法人で会計監査業務を経験しており、その経験を通じて思ったことは簿記とは整理整頓であるということです。

ルールは簡単。
1つの取引に対して2つのラベルを貼り、ラベルごとに情報を保管する。
これだけです。
ラベルというのは簿記では「勘定科目」と呼ばれます。
ラベルを２つ貼ることによって照合することが可能となり、照合により漏れや誤りが発見できる大変よくできた仕組みです。

このルールに基づいて取引情報を整理整頓するわけですが、その情報は保管して終わりではありません。決算書の作成や経営分析など様々な用途に使用される基礎データとなります。
家の整理整頓でも、使用頻度が高いものは使う場所の近くに、使用頻度が低いものは押し入れの奥になど、利用場面を想定して整理整頓の仕方を工夫しているかと思います。
簿記についても同じで、どんな使い方をしたいかによってどんなラベルを用意するかが重要です。
例えば、利益率を見たい場合は「売上」と「原価」の情報が必要なので、「売上」と「原価」のラベルを用意します。 ここに条件を付けて取引先ごとの利益率が見たいとした場合、「売上」に取引先ごとの情報がなければ目的が達成されません。そのため、「売上」ラベルの中に「取引先」というサブラベルを作る必要があります。 このサブラベルのことを簿記では「補助科目」と呼びます。

このように、適切なラベルで情報が整理されていない場合は、取引情報をひっくり返して探して再集計を行うということが必要になってきます。
資料作成やデータ加工に手間と時間がかかるという場合は、ラベルの設定が目的と嚙み合っていない可能性があるので見直してみてはいかがでしょうか。

小林・田村 Team