経理財務アウトソーシング
伝票摘要の時短術:作業効率を上げるコツと具体例
経理担当者にとって、伝票処理は日々の重要な業務です。その中で、伝票摘要の書き方に悩む方も多いのではないでしょうか? これは、決まった書き方のルールや規定がないためです。この記事では、伝票摘要の書き方を見直すことで業務効率をアップさせるコツをご紹介します。
なぜ伝票摘要を見直すべきなのか?
伝票摘要を単なる記録で終わらせるべきではありません。では、書き方を見直すことで、どのように役立つのでしょうか?
- 過去の取引を瞬時に把握! 詳細な伝票摘要は過去の取引内容を思い出すための強力なツールとなり、不必要な時間を防ぎます。
- 税務調査・会計監査をスムーズに! 監査人や税務調査官は伝票摘要を見て取引の妥当性を判断します。分かりやすい摘要は監査時間や調査時間の短縮につながります。
- ミスの削減で業務効率アップ! 曖昧な摘要は誤った仕訳や勘定処理につながる可能性があります。正確かつ適切な摘要はミスの削減に貢献します。
伝票摘要に記載すべき情報とは?
伝票摘要には「必須項目」と「あると便利な項目」の2種類があります。「あると便利な項目」は起票者以外の第三者の視点で考えることが大切です。
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必須項目:
- 取引日(計上日と一致していない場合は特に重要!)
- 取引相手
- 取引内容(定期的に発生するものは「◯月分」などの情報も)
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あると便利な項目:
- 金額情報(単価、総額など)
- 数量情報(◯個、◯名など)
- 支払日や支払方法(摘要に記載することで明確に)
- 担当者名(誰の伝票なのかが分かると問い合わせがしやすい)
なお、「あると便利な項目」は会計システム上では別のフィールドに情報がある場合もありますが、あえて伝票摘要に記載することで素早く確認できます(情報不一致のリスクもありますが…)
よくある伝票摘要と改善策
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NG例1:
「〇〇代」など、内容が不明瞭な表現
- 改善策:誰に何を支払ったのか具体的に記載する(例:「〇〇へ広告宣伝費支払い ◯月分」
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NG例2:
「交通費」など、省略しすぎて具体的な内容が分からない
- 改善策: o必要に応じて金額や目的地、交通手段などを加える(例:「東京出張 新幹線代 ◯駅~△駅」)
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NG例3:
不要な情報や詳細すぎる情報
- 改善策:客観的な事実のみを必要なレベルで記載する
時短のコツ!
伝票摘要の作成時間を短縮するためのテクニックをご紹介します。
- 定型文やテンプレートを活用しよう! よく使う文言を事前に用意しておくと便利です。
- 会計ソフトの機能を活用しよう! 摘要入力支援機能などを活用しましょう。
- 過去伝票を活用しよう! 過去の伝票を呼び出し、変更が必要な情報だけ更新します。
訂正伝票・取消伝票の注意点
伝票の入力ミスは誰にでもあります。訂正や取消伝票を起票する際の伝票摘要のポイントもご紹介します。
- 間違えた伝票の伝票番号を仕訳摘要に記載する(元伝票を辿りやすい)
- 訂正箇所を明確にする(勘定科目の訂正なのか、負担部門の訂正なのかなど)
- 取消の場合は、摘要の頭に【取消】と記載し、金額はマイナスで入力する
検索性を高めるルール
伝票摘要の内容は後から検索することも多いですよね。以下のようなルールを設けておくと検索性がグッと向上します。
- カタカナは半角に統一(例:「ソフトウェア」→「ソフトウェア」)
- 数字は半角に統一(例:「1月分」→「1月分」)
- 社名の法人格は省略文字に統一(例:「〇〇株式会社」→「〇〇㈱」)
- 日付は「mm/dd」の形式で統一。原則として年は不要(例:「2024年6月25日」→「06/25」)
まとめ
伝票摘要は、ほんの少しの工夫で業務効率を大幅にアップさせる可能性を秘めています。この記事でご紹介したポイントを参考に、伝票摘要の書き方を見直してみませんか?
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